Todo empieza con un plan

Dic 31, 2021

Doy por supuesto que si te tomas la molestia de leer este blog es porque te interesa la comunicación de tu club.

El principal problema que se da en los clubs no profesionales es que quienes están a cargo de las diferentes responsabilidades no tienen una disponibilidad total para llevar a cabo las tareas que se les encomiendan.

Al carecer de presupuesto, lo normal es que sean personas del entorno del club las que se prestan para realizar esas tareas, sin que en muchos casos tengan ni demasiado tiempo ni demasiados conocimientos.

El objetivo de este blog es ayudar a todas esas personas que, con más voluntad que medios, se encargan de tareas relacionadas con este campo en clubs de mediano y pequeño tamaño. Y para ello comenzaré con un documento básico: El plan de Comunicación

 Los primeros pasos

Lo primero que hay que hacer es saber donde estás. ¿Eres el único responsable? ¿Cuentas con un equipo?. En cualquier caso, toma una libreta o sentaos en torno a una mesa con un café y empieza a hacer una valoración de la situación.

¿Qué se ha hecho hasta ahora? ¿Qué medios son los que tiene el club? ¿Llevas un tiempo encargándote de esto o acabas de llegar? ¿Qué errores de comunicación son más evidentes? ¿En qué se puede mejorar?

Cualquier pregunta que vaya en el sentido de ofrecer un reflejo fidedigno de la situación sirve para establecer un punto de partida, ya que las valoraciones que posteriormente se hagan de la tarea deben de tener un punto de referencia.

Una vez que más o menos tienes claro donde estás es hora de definir a quien te diriges. Ten en cuenta que por lo general un club de baloncesto tiene un público muy diverso por lo que no es fácil establecer un perfil único.

 

En clubs de cantera tendrás que considerar acciones comunicativas enfocadas a los jugadores y sus amistades por un lado, y a los padres por otro. En clubs cuyo primer equipo sea lo más importante el público principal en el que habrá que enfocarse no será tanto el de los propios miembros del club sino aquél que paga por acudir a los partidos.

En cualquier caso, la idea es que tengas claro a quienes vas a dirigir los mensajes. Puede ser un tipo de público o varios, pero esto es algo que siempre has de tener en mente antes de lanzar cualquier acción comunicativa. ¿A quien le estoy hablando?

Por último, antes de empezar a trabajar hay que definir qué se quiere transmitir.

¿Qué ideas o mensajes quieres lanzar? ¿Buscas transmitir valores? ¿Crear identificación con el club? ¿Quieres generar ingresos?

Algo que tienes que tener siempre en mente antes de lanzar cualquier acción comunicativa es ¿A quién estoy hablando?

No necesariamente has de elegir una sola cosa, pero sí debes tener claros tus objetivos de comunicación, es decir qué pretendes en cada momento que te diriges a tu audiencia.

Definiendo acciones

Bien. Ya tienes una idea clara del panorama al completo. Sabes en qué punto estás, con qué medios cuentas, a quien quieres dirigirte y qué tipo de mensajes quieres lanzar. Es hora de trasladar todo esto a una serie de acciones concretas que serán la base de tu plan de comunicación.

Con todo esto lo que toca ahora es definir estrategias en función de tu situación.

 

¿Quieres apostar por un canal de Youtube? ¿Por retransmitir los partidos en streaming? ¿Vas a poner énfasis en determinada red social? ¿Has decidido que el club necesita renovar su web o actualizar con más frecuencia el blog que ya tienes?

Solo tú conoces las circunstancias en las que te mueves, lo importante ahora es determinar qué puedes hacer para mejorar esa comunicación con los medios de los que dispones de cara a cumplir esos objetivos que te has propuesto.

En muchos casos puede parecer que las limitaciones de presupuesto o tiempo impiden llevar a cabo un plan, pero, créeme, no es así. Lo importante es que haya voluntad de llevarlo a cabo. La voluntad es capaz de superar más barreras de las que imaginas.

Después del qué y el cómo, el cuando

Lo creas o no ya llevas mucho avanzado. Ahora toca poner en un calendario cuando vas a desarrollar cada una de esas acciones.

Establecer un marco temporal es básico para que tus ideas no se difuminen y queden en un montón de buenas intenciones. Si quieres que las cosas se hagan, necesitas marcar fechas límite.

Todas esas estrategias que has diseñado, y con las que esperas lograr tus objetivos tienen que traducirse ahora en acciones concretas que deben tener lugar en un plazo determinado.

Imaginemos, por ejemplo, que entre tus objetivos está poner en marcha un canal de Youtube. 

Si planeas subir un vídeo cada semana tendrás que tener definida la temática y el guion, encargar a alguna persona la realización del video, su edición y posterior subida, para que en la fecha prevista esté disponible para el público.

Es decir, la creación de un calendario te marca el ritmo de trabajo, porque si para cada Lunes quieres subir un nuevo vídeo, no te queda otra que comenzar a trabajar con la suficiente antelación.

Dependiendo de los proyectos que tengas en marcha, estas acciones podrán planearse con más o menos precisión en el calendario.

Lo ideal es que marques tus objetivos iniciales de manera aproximada, y según se vayan acercando las fechas previstas, retoques las fechas en función de si su realización es o no viable.

Con esto quiero decir que, aunque hay que tratar de ser lo más estricto posible en el cumplimiento de los objetivos marcados, siempre hay que dejar espacio para la flexibilidad, especialmente cuando se trata de clubs sin muchos recursos o con personas que no tienen disponibilidad total.

La voluntad mueve montañas

El caso de Juan Carlos García Gómez es buena muestra de que no se necesitan grandes medios si hay voluntad de hacer bien las cosas. Comenzando con un teléfono y un micrófono barato USB, y con un equipo técnico con un valor de apenas 400 euros, García Gómez , periodista y entrenador superior, retransmitía los partidos de Jairis Alcantarilla en LF2 para Canal FEB.

Cada semana iba incorporando mejoras, y pese a lo básico del equipamiento (que nunca superó las 2 cámaras), sus últimas retransmisiones incorporaban publicidad, marcador del encuentro y reloj de 24 segundos.

 

Control: la clave de todo

Todo esto que he explicado hasta ahora no dejan de ser ideas plasmadas en papel, y el papel lo aguanta todo. Donde radica el éxito o fracaso de este proyecto es en mantener un control que garantice que lo que se pretende hacer, se lleve efectivamente a cabo.

Si al cargo del tema de comunicación está una sola persona, será ella quien deberá responsabilizarse de cumplir lo más escrupulosamente posible con que toda esta planificación se refleje en hechos.

Pero si, como es deseable, hay un equipo al frente de esta tarea, al menos debe haber una persona que se encargue de mantenerse alerta en el cumplimiento de los eventos señalados en el calendario de acciones.

¿Por qué? Porque, como ya he explicado, cuando no hay compensación económica relevante por llevar a cabo este trabajo, lo que suele ocurrir es que todo queda en buenas intenciones. O con un poco de suerte, algunas acciones se logran llevar a cabo, pero los objetivos distan mucho de lograrse.

Donde radica el éxito o fracaso de este proyecto es en mantener un control que garantice que lo que se pretende hacer, se lleve efectivamente a cabo.

Ya tienes un plan de comunicación

Probablemente cuando al empezar has leído que necesitabas elaborar un plan de comunicación, habrás pensado que eso era demasiado complicado para ti.

Pero la realidad es que ya lo tienes. Ahora solo tienes que recoger todas esas ideas que has anotado y darles forma de un modo más detallado.

Un plan de comunicación no tiene por qué ser un documento super profesional, su utilidad es darte una guía que te permita saber en todo momento donde estás y a donde te diriges.

Improvisar no suele dar buenos resultados en casi ningún campo, y la comunicación no es una excepción.

Coge esa libreta llena de apuntes e ideas y comienza a estructurar un plan en el que se marquen proyectos, las tareas necesarias para llevarlos a cabo, quienes serán los responsables de esas tareas y en qué plazos deben estar terminadas.

Ya tienes un plan. Ahora empieza lo bueno. Convertirlo en realidad.

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